Het materiaal wordt vóór vertrek getest. Dit houdt in dat de huurder aanvaardt dat het materiaal zich in perfecte staat van werking bevindt. Ongeacht de wijze van transport en/of installatie is de huurder verantwoordelijk voor het materiaal vanaf het moment dat dit de eigenaar verlaat. De huurder die het materiaal zelf vervoert, verbindt zich ertoe dit onder de best mogelijke omstandigheden te doen. De huurder wordt aangeraden om het gehuurde materiaal tegen alle risico’s te verzekeren, waaronder diefstal, vandalisme, natuurrampen en lichamelijke en materiële schade. De huurder verklaart eveneens in het bezit te zijn van een rijbewijs B/E of C/E, dat vereist is om dit type aanhangwagen te besturen. Bij de inontvangstneming van het materiaal moet de huurder een kopie van zijn rijbewijs en identiteitskaart overhandigen. Alle eventuele belastingen, kosten, heffingen, vergunningen, verzekeringen en andere lasten zijn ten laste van de huurder. De huurder wordt geacht vertrouwd te zijn met de werking en bediening van het materiaal en is bijgevolg aansprakelijk voor elk onoordeelkundig gebruik. Door ondertekening van deze overeenkomst bevestigt de huurder dat hij kennis heeft genomen van alle veiligheidswaarschuwingen, risico’s en voorzorgsmaatregelen met betrekking tot het gebruik van het gehuurde materiaal. De eigenaar kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor lichamelijke of materiële schade die voortvloeit uit het gebruik van het materiaal door de huurder, die door ondertekening van deze overeenkomst heeft aanvaard dat het materiaal zich in perfecte staat van werking bevindt. De elektrische installatie die door de huurder wordt gebruikt en/of ter beschikking wordt gesteld, wordt geacht conform en betrouwbaar te zijn. Alle schade aan het materiaal als gevolg van een elektrische storing is ten laste van de huurder. Het teruggebrachte materiaal wordt door de eigenaar getest. Elk defect, elke onregelmatigheid of buitensporige slijtage ten opzichte van het overeengekomen gebruik die tijdens deze controle wordt vastgesteld, is ten laste van de huurder. Materiaal dat moet worden hersteld, wordt door een gespecialiseerde onderneming hersteld. De factuur is ten laste van de huurder. Indien het materiaal niet kan worden hersteld of niet binnen een termijn van één maand wordt teruggebracht, wordt het als ontbrekend bij teruggave beschouwd. Ontbrekend materiaal wordt verrekend via de door de huurder betaalde waarborg. Het materiaal moet schoon worden teruggebracht. De huurder is aansprakelijk bij diefstal van de aanhangwagen tijdens de opslag ervan gedurende de huurperiode.
De huurder zorgt ervoor dat de aanhangwagen correct wordt geladen. Hij plaatst geen voorwerpen tegen de wanden en ziet erop toe dat het geladen gewicht maximaal 1.400 kg bedraagt, zijnde het nuttige laadvermogen. Hij houdt de zone voor de ventilator vrij, zodat de gekoelde lucht goed door de aanhangwagen kan circuleren. Hij verplaatst de aanhangwagen niet meer zodra deze geladen en gestabiliseerd is.
De huurder moet op de dag van de inontvangstneming een bedrag van € 500 aan de eigenaar betalen als waarborg voor eventuele schade aan het gehuurde materiaal. De waarborg kan contant worden betaald of via overschrijving op de volgende bankrekening: Belfius: BE78 0688 9418 1086. Vermeld bij de mededeling uw naam + Waarborg verhuur koelwagen. De waarborg wordt terugbetaald wanneer het materiaal in goede staat wordt teruggebracht.
Bij de terbeschikkingstelling van het materiaal aan de huurder wordt in gezamenlijk overleg een staat van het materiaal opgemaakt, samen met een inventaris van de accessoires en verbruiksgoederen. Aan het einde van de huurperiode worden deze opnieuw gecontroleerd. Dit document moet door de eigenaar en de huurder worden ondertekend.
De huurder geeft de eigenaar toestemming om tijdens het evenement foto’s van de koelwagen te maken en deze op de sociale media van de eigenaar te publiceren.